업무 중 갑자기 용량이 큰 PDF 파일 하나 때문에 메일이 계속 반송되던 날이 있었습니다. 파일 내용을 줄일 수도 없고, 급히 보내야 하는 상황이라 여러 프로그램을 찾아보다가 알PDF를 사용하게 되었는데, 생각보다 간단하게 용량을 줄이고 편집까지 해결할 수 있었습니다. 그 이후로 보고서나 계약서처럼 수정이 잦은 문서는 대부분 알PDF로 관리하고 있습니다. 아래에서 직접 써보면서 정리한 알PDF 용량 줄이기와 무료 편집 기능을 소개하겠습니다.
알PDF로 PDF 용량 줄이기 기본 개념
알PDF에서 용량을 줄이는 핵심은 크게 두 가지입니다. 하나는 프로그램에서 제공하는 PDF 최적화 기능을 활용하는 것이고, 다른 하나는 이미지 위주 문서의 경우 해상도를 낮춰 불필요하게 큰 데이터를 줄이는 방식입니다. 둘 다 무료 기능으로 사용할 수 있으며, 일반적인 업무 문서에는 최적화 기능만으로도 충분한 경우가 많습니다.
PDF 최적화 기능으로 용량 줄이기
실제 업무에서 가장 많이 사용하는 방법은 PDF 최적화 기능입니다. 별도의 복잡한 설정 없이 압축률만 조절해도 용량이 눈에 띄게 줄어드는 경우가 많습니다.
알PDF에서 최적화 기능을 사용하는 일반적인 흐름은 다음과 같습니다.
- 알PDF로 용량을 줄이고 싶은 PDF 파일을 연다.
- 상단 메뉴에서 파일 메뉴를 선택한 뒤, PDF 최적화(또는 유사한 이름의 기능)를 찾는다.
- 나타나는 창에서 압축 수준(높음/보통/낮음 등)을 선택한다.
- 필요하다면 이미지 압축, 글꼴 포함 여부, 사용하지 않는 객체 제거 등의 추가 옵션을 조정한다.
- 미리보기나 샘플 저장을 통해 품질을 확인한 후, 다른 이름으로 저장하여 최종 파일을 만든다.
압축률을 높게 설정하면 용량은 많이 줄어들지만 이미지가 뿌옇게 보이거나 작은 글자가 깨져 보일 수 있습니다. 보고서나 제안서처럼 이미지보다 텍스트 비중이 큰 문서는 보통 수준으로도 충분한 경우가 많고, 인쇄를 전제로 한 고해상도 문서는 너무 과한 압축을 피하는 편이 좋습니다.
실제로 수십 메가에 달하는 브로슈어 PDF를 최적화만으로 5MB 이하로 줄인 적이 있었는데, 이메일 첨부가 수월해지고, 사내용 그룹웨어 업로드 속도도 훨씬 빨라졌습니다. 다만 원본을 반드시 따로 보관하고, 최적화된 파일은 별도 이름으로 저장해두면 나중에 다시 고화질이 필요할 때 편합니다.
이미지 해상도 조절로 용량 줄이기
카탈로그, 포트폴리오, 스캔한 문서처럼 이미지 비중이 매우 높은 PDF는 최적화만으로는 한계가 있을 수 있습니다. 이럴 때는 PDF 안에 포함된 이미지 자체 해상도를 낮추는 방법이 유용합니다.
- 알PDF에서 PDF를 연 뒤 편집 모드로 전환한다.
- 문서 안의 이미지를 클릭해서 선택한다.
- 이미지 편집 또는 속성 메뉴에서 크기 조절, 해상도 변경과 관련된 설정을 찾는다.
- 300dpi 이상으로 되어 있는 이미지를 150dpi 정도로 낮추면 화면용이나 온라인 공유용으로는 충분한 경우가 많다.
- 변경 후 저장하여 실제 파일 크기가 얼마나 줄었는지 확인한다.
이미지가 많을 경우 하나씩 조정해야 해서 다소 번거로울 수 있지만, 인쇄용으로 제작된 고해상도 PDF를 온라인용으로 바꿀 때 효과가 매우 큽니다. 화면에서만 볼 자료라면, 원본 이미지 품질을 과감히 낮춰도 체감상 큰 차이가 없을 때가 많습니다.
알PDF 무료 편집 기능 개요
알PDF는 단순히 보는 프로그램이 아니라, 문서 편집까지 어느 정도 해결할 수 있는 툴입니다. 간단한 텍스트 수정, 이미지 교체, 페이지 순서 변경, 주석 달기 같은 작업은 대부분 무료 기능만으로 처리할 수 있습니다. 계약서나 안내문처럼 자주 고쳐 쓰는 문서를 다룰 때 특히 편리합니다.
텍스트 편집 기능 활용
실수로 오타가 들어간 PDF를 다시 처음부터 만들 필요 없이, 알PDF에서 직접 텍스트를 수정할 수 있습니다. 물론 스캔본처럼 텍스트가 이미지로만 구성된 문서는 인식 결과에 따라 한계가 있을 수 있지만, 일반적으로 생성된 PDF라면 수정이 잘 되는 편입니다.
- 편집 모드로 전환한 뒤 수정하고 싶은 텍스트 영역을 클릭한다.
- 글자를 추가하거나 삭제하고, 폰트나 글자 크기, 색상, 정렬 등을 조정한다.
- 문맥이 어색해지지 않도록 줄 간격이나 배치도 함께 확인한다.
보고서를 PDF로 내보낸 뒤에 오타를 발견했을 때, 원본 파일을 다시 열어 수정하고 재변환하는 과정이 번거로운데, 이런 경우 알PDF 텍스트 편집만으로 빠르게 정정본을 만드는 데 도움이 됩니다.
이미지 추가 및 교체
PDF 안의 로고가 바뀌었거나, 제품 이미지가 최신 버전으로 변경되었을 때도 알PDF에서 바로 수정할 수 있습니다.
- 편집 모드에서 기존 이미지를 선택해 삭제하거나 이동, 회전, 크기 조절을 한다.
- 새 이미지를 추가 메뉴로 불러와 빈 공간 또는 기존 이미지 자리에 배치한다.
- 여백과 정렬을 확인해 문서 전체 레이아웃이 어색하지 않게 맞춘다.
간단한 회사 소개서 정도라면, 원본 문서를 매번 수정하기보다 PDF 상에서 로고나 사진만 교체해 쓰는 방식이 오히려 빠를 때도 있습니다.
페이지 관리 기능
알PDF의 페이지 관리 기능은 여러 파일을 자주 다루는 사람에게 특히 유용합니다. 강의 자료나 보고서를 하나로 합치거나, 필요 없는 페이지를 제거하는 작업을 간단하게 처리할 수 있습니다.
- 페이지 추가 및 삭제: 새로운 빈 페이지를 삽입하거나, 잘못 들어간 페이지를 삭제할 수 있습니다.
- 페이지 회전: 세로로 스캔된 페이지를 가로로 돌리는 등 방향을 맞출 수 있습니다.
- 페이지 순서 변경: 축소판 보기에서 페이지를 드래그해 원하는 순서로 재배치할 수 있습니다.
- 분할 및 병합: 여러 PDF를 하나의 파일로 합치거나, 하나의 파일을 여러 개로 나누어 저장할 수 있습니다.
실제로 여러 사람이 나눠 작성한 보고서를 하나로 합칠 때, 알PDF로 각 파일을 병합하고 페이지 순서를 조정하면 별도의 편집 프로그램 없이도 최종본을 깔끔하게 정리할 수 있습니다.
주석과 강조 표시 기능
문서를 검토하거나 피드백을 주고받을 때는 주석 기능이 특히 유용합니다. 인쇄해서 빨간 펜으로 고치던 방식이 화면 안으로 옮겨온 느낌에 가깝습니다.
- 텍스트 강조: 형광펜처럼 중요한 부분을 눈에 띄게 표시할 수 있습니다.
- 밑줄, 취소선: 수정이 필요한 문장을 표시할 때 사용하기 좋습니다.
- 메모: 여백에 코멘트를 남기듯 말풍선 형태의 메모를 추가할 수 있습니다.
- 도형과 화살표: 특정 영역을 가리키면서 설명이 필요할 때 사용하면 이해를 돕습니다.
팀 내에서 PDF 초안을 공유하고, 각자가 주석을 남긴 뒤 취합하는 방식으로 회의를 줄일 수 있어서 개인적으로 자주 활용하고 있는 기능입니다.
보안 및 권한 설정
외부로 나가는 문서나 계약서처럼 민감한 내용이 포함된 PDF는 기본적인 보안 설정만으로도 안전성이 크게 달라집니다. 알PDF에서는 간단한 암호 설정과 권한 제한을 지원합니다.
- 열람 암호 설정: 문서를 열 때 비밀번호를 입력해야만 볼 수 있도록 설정합니다.
- 편집 제한: 내용을 함부로 수정하지 못하도록 편집 권한을 제한할 수 있습니다.
- 인쇄 제한: 인쇄를 막거나, 특정 방식의 인쇄만 허용하도록 설정할 수 있습니다.
중요한 견적서나 내부 문서를 보낼 때, 단순히 파일만 보내는 것보다 기본 암호와 권한 제한을 걸어두면 혹시 모를 유출이나 오용을 어느 정도 예방할 수 있습니다.
기타 유용한 부가 기능
자주 쓰지는 않지만, 있으면 편리한 기능들도 몇 가지 있습니다.
- 텍스트 검색: 긴 문서에서 특정 단어나 문장을 빠르게 찾을 수 있습니다.
- 하이퍼링크 추가: 목차에서 해당 페이지로 이동하거나, 특정 단어에 웹 주소나 이메일 링크를 걸 수 있습니다.
- 머리글과 바닥글: 페이지 번호, 문서 제목, 날짜 등을 일괄로 넣을 수 있어 보고서 작성 시 유용합니다.
- 도장·서명 삽입: 이미지 형태의 도장이나 서명을 문서에 넣어 간단한 결재나 확인 용도로 사용할 수 있습니다.
특히 페이지 번호를 한 번에 넣는 기능은 긴 문서를 다룰 때 시간을 상당히 줄여주기 때문에, 보고서를 자주 만드는 분들에게 추천할 만합니다.
설치 시 유의할 점과 활용 팁
알PDF는 기본적으로 무료로 사용할 수 있는 프로그램이지만, 설치 과정에서 부가 프로그램 설치 제안이 함께 나올 수 있습니다. 설치 단계마다 체크박스를 꼼꼼히 확인해 불필요한 프로그램이 설치되지 않도록 하는 것이 좋습니다. 또한, 용량을 줄이거나 편집 작업을 할 때는 항상 원본 파일을 따로 보관해 두고, 편집본은 새로운 이름으로 저장하는 습관을 들이면 예기치 못한 실수를 줄일 수 있습니다.