연말정산 시즌이 다가오면 매년 반복되는 일이 있습니다. 회사에선 “원천징수영수증 올려뒀습니다”라는 안내 메일이 오고, 누군가는 그 파일을 어디에 저장해야 할지, 또 어디에 제출해야 할지 한참을 헤매곤 합니다. 특히 이직을 했거나 프리랜서 소득이 섞여 있는 경우에는 “어디서 뭘 받아야 하지?”라는 고민이 자연스럽게 따라옵니다. 이런 상황에서 한 번 정리해 두면 다음 해에는 훨씬 수월해지기 때문에, 근로소득과 사업소득을 중심으로 원천징수영수증 발급 방법을 깔끔하게 정리해 보겠습니다.
근로소득 원천징수영수증 발급 대상과 시기
근로소득 원천징수영수증은 말 그대로 회사에서 급여를 지급하면서 세금을 미리 떼어 낸 내역을 정리한 서류입니다. 연말정산이나 타 기관 제출 시에 기본이 되는 자료이기 때문에, 언제 어떤 경우에 발급되는지 먼저 이해해 두는 것이 좋습니다.
대표적인 발급 대상은 다음과 같습니다.
- 현재 재직 중인 근로자
- 연도 중간에 퇴사한 근로자
- 연말정산을 회사에서 하지 않은 근로자
발급 시기는 상황에 따라 달라집니다.
- 연말정산을 회사에서 한 근로자: 보통 다음 해 1월 말까지, 늦어도 2월 초 안에는 회사에서 발급해 주는 것이 일반적입니다.
- 중도 퇴사자: 퇴사한 달의 급여를 지급받은 날로부터 1개월 이내에 회사가 발급해야 합니다.
- 연말정산을 회사에서 하지 않은 경우: 다음 해 3월 이후 본인이 종합소득세 신고를 준비하면서 필요할 때 수시로 발급을 요청할 수 있습니다.
회사에서 근로소득 원천징수영수증 발급받는 방법
가장 일반적인 방법은 현재 또는 과거에 다녔던 회사에 직접 요청하는 것입니다. 대부분의 근로자는 이 경로로 원천징수영수증을 받게 됩니다.
보통은 연말정산이 끝난 뒤 회사에서 알아서 출력본을 나눠 주거나, 사내 시스템에 파일 형태로 올려두는 방식으로 제공하는 경우가 많습니다. 하지만 신입 입사자나 이직 후 첫해에는 이 안내를 놓치는 경우가 종종 있어, 아래 방법을 알아두면 도움이 됩니다.
- 인사·총무·경리 부서에 직접 문의하기
- 전화나 메일로 “○○년도 근로소득 원천징수영수증 발급 요청드립니다”라고 요청하면 대부분 바로 처리해 줍니다.
- 회사에 따라 PDF 파일로 보내주거나, 사내 그룹웨어에서 바로 내려받을 수 있게 해 주기도 합니다.
- 퇴사 후 이전 회사에 요청하기
- 퇴사했다고 해서 발급 의무가 사라지는 것은 아닙니다. 퇴사한 회사에도 요청할 권리가 있습니다.
- 연도 중간에 퇴사한 뒤 새 회사에서 합산 연말정산을 해야 할 때, 이전 회사의 원천징수영수증이 꼭 필요합니다.
- 회사 인사 시스템 활용하기
- 대기업이나 시스템이 잘 갖춰진 곳은 인사포털, 그룹웨어 등을 통해 본인이 직접 로그인하여 “증명서 발급 → 근로소득 원천징수영수증” 메뉴에서 바로 출력이 가능하기도 합니다.
- 이 경우 별도 문의 없이 필요한 연도만 선택해서 인쇄하거나 PDF로 저장해 두면 됩니다.
회사에 요청할 때는 본인 확인이 자연스럽게 이루어지게 됩니다. 퇴사자의 경우에는 이름, 주민등록번호 앞자리, 근무 기간, 당시 소속 부서 정도를 알려주면 담당자가 찾기 수월합니다.
국세청 홈택스에서 직접 발급받는 방법
회사에 연락하기 애매한 시간대이거나, 여러 회사의 근로소득이 섞여 있는 경우에는 국세청 홈택스를 통해 직접 조회하는 방법이 유용합니다. 다만 회사가 국세청에 지급명세서를 정상적으로 제출한 이후부터 조회가 가능하다는 점을 기억해야 합니다.
홈택스 이용을 위해서는 다음과 같은 준비가 필요합니다.
- 홈택스 회원가입 및 로그인(공동인증서, 금융인증서, 간편인증 등)
- 회사에서 해당 연도의 근로소득 지급명세서를 국세청에 제출을 완료한 상태일 것
일반적인 조회·발급 절차는 다음과 비슷합니다. 메뉴 이름은 개편에 따라 조금씩 바뀔 수 있으나, 흐름은 거의 동일합니다.
- 국세청 홈택스에 접속 후 로그인
- 상단 메뉴에서 연말정산, 증명서, 지급명세서 조회 관련 메뉴 선택
- 근로소득 지급명세서 또는 근로소득 원천징수영수증 조회 메뉴로 이동
- 원하는 귀속 연도를 선택해 조회
- 조회된 내역을 선택한 뒤 화면에서 내용을 확인하고, 인쇄 또는 파일 저장 기능 활용
여기서 한 가지 주의할 점이 있습니다. 회사가 아직 국세청에 자료를 제출하지 않았거나, 제출은 했는데 반영이 늦어진 경우라면 홈택스에서 조회가 되지 않을 수 있습니다. 이때는 홈택스 시스템의 문제가 아니라 회사의 신고 여부 문제일 수 있기 때문에, 반드시 회사에 한 번 더 확인해 보는 것이 좋습니다.
세무서를 직접 방문해 발급받는 방법
온라인 사용이 익숙하지 않거나, 급하게 서류가 필요한데 프린터나 인증서 사용이 어려운 경우에는 세무서를 직접 방문하는 방법도 있습니다. 다만 요즘은 홈택스와 모바일 서비스가 잘 되어 있어, 방문 발급은 예전보다는 많이 줄어든 편입니다.
세무서 방문 시에는 다음을 준비하는 것이 좋습니다.
- 신분증(주민등록증, 운전면허증 등)
- 본인 주민등록번호 및 필요한 연도 정보
세무서 민원봉사실에서 근로소득 원천징수영수증 발급을 요청하면, 직원이 본인 확인 후 발급해 주는 방식입니다. 다만 개인정보 보호 때문에, 회사에서 이미 보유하고 있는 자료를 세무서에서 대신 발급해 주지 못하는 경우도 있어, 가능하면 회사나 홈택스를 먼저 이용하는 것이 더 수월합니다.
사업소득·프리랜서 소득 등의 원천징수영수증 발급
프리랜서로 일하면서 3.3%를 떼고 입금받았다면, 이는 보통 사업소득 또는 기타소득으로 처리됩니다. 이때 필요한 서류 역시 “원천징수영수증”이지만, 발급 방식이 근로소득과 조금 다를 수 있습니다.
사업소득·기타소득의 경우 기본 원칙은 다음과 같습니다.
- 소득을 지급한 쪽(원천징수의무자, 즉 거래처나 의뢰인)에게 발급을 요청합니다.
- 사업자등록번호, 상호, 연락처를 알고 있다면, 해당 업체의 회계 담당자나 세무 담당자에게 “○○년도 사업소득 원천징수영수증 발급 부탁드립니다”라고 요청하면 됩니다.
- 여러 곳에서 소득을 받았다면, 각각의 업체마다 따로 요청해야 합니다.
원천징수의무자는 통상적으로 국세청에 지급명세서를 제출하게 되며, 사업자는 홈택스를 통해 본인이 지급한 내역을 확인할 수 있습니다. 하지만 본인이 받은 사업소득 원천징수영수증을 홈택스에서 개인이 직접, 근로소득처럼 한 번에 출력하는 기능은 제한적일 수 있습니다. 그래서 실제 현장에서는 여전히 “지급한 회사에 직접 요청해서 받는 것”이 가장 일반적입니다.
요청 시에는 다음과 같은 정보를 정리해서 전달하면 처리 속도가 빨라집니다.
- 본인 이름과 주민등록번호 또는 사업자등록번호
- 소득을 지급받은 기간 또는 연도
- 필요한 서류 종류(사업소득 원천징수영수증, 기타소득 원천징수영수증 등)
원천징수영수증을 관리할 때 도움이 되는 팁
원천징수영수증은 한 번만 쓰고 끝나는 서류가 아니라, 이직, 대출, 자녀 학자금, 각종 서류 제출 등 여러 상황에서 반복적으로 요구될 수 있습니다. 매년 “또 회사에 요청해야 하나”라는 생각이 들지 않도록, 다음과 같은 방식으로 관리해 두면 편리합니다.
- 연도별 폴더를 만들어 PDF로 보관하기
- 예: “2023_원천징수영수증_회사명.pdf”처럼 파일명을 통일해 두면 나중에 찾기 쉽습니다.
- 이직 시에는 이전 회사 것까지 한 번에 정리
- 퇴사할 때 당해 연도분 원천징수영수증을 요청해 두고, 새 회사 연말정산 때 활용하면 나중에 누락을 막을 수 있습니다.
- 프리랜서 소득이 있다면 거래처별로 모아두기
- 사업소득·기타소득 원천징수영수증은 종합소득세 신고 때 중요한 근거가 됩니다. 입금 내역과 함께 같은 폴더에 정리해 두면 신고 준비가 훨씬 수월해집니다.
연말이나 이직 시기에 원천징수영수증을 찾다가 하루를 통째로 써버린 경험이 있다면, 이번 기회에 한 번만 체계를 잡아 두는 것도 좋습니다. 매년 반복되는 일일수록, 처음에 조금만 신경을 써 두면 그 다음부터는 훨씬 가볍게 넘어갈 수 있습니다.