첫 직장에서 일을 시작했을 때, 월급날이 되어도 통장에 꽂힌 금액만 보고 지나간 적이 많았습니다. 그런데 시간이 지나면서 세금과 4대 보험, 각종 수당이 어떻게 계산되는지 궁금해지기 시작했고, 그때부터 급여명세서를 꼼꼼히 챙겨 보게 되었습니 다. 막상 찾아보려 하면 회사마다 방식이 달라서 처음에는 꽤 헤매기도 했습니다.
사내 시스템이나 포털에서 급여명세서 확인하기
요즘 대부분의 회사는 급여명세서를 종이로 나눠주기보다, 사내 시스템이나 인트라넷을 통해 제공하는 경우가 많습니다.
일반적인 확인 방법은 다음과 같습니다.
- 회사에서 처음 입사할 때 받은 ID와 비밀번호로 사내 인트라넷 또는 인사(HR) 시스템에 로그인합니다.
- 메뉴에서 ‘급여’, ‘급여명세서’, ‘월급명세서’, ‘My Payroll’처럼 급여 관련 메뉴를 찾습니다.
- 해당 메뉴에 들어가서 조회하고 싶은 지급월이나 기간을 선택해 조회합니다.
- 필요하다면 PDF 파일로 다운로드하거나 출력해서 보관할 수 있습니다.
처음 사용하는 시스템이라면, 휴대폰 본인인증이나 공용 PC 사용 시 자동 로그아웃 설정 등 추가 보안 절차가 있을 수 있으니 화면 안내를 천천히 따라가는 것이 좋습니다.
이메일로 받는 급여명세서 확인하기
일부 회사는 별도의 시스템 대신 급여명세서를 이메일로 발송하기도 합니다. 특히 인원이 많지 않은 회사나, 외부 급여대행 서비스를 이용하는 곳에서 자주 볼 수 있는 방식입니다.
- 급여 지급일 전후로 회사에서 안내한 이메일 주소(회사 메일 또는 개인 메일)를 확인합니다.
- 급여명세서 메일이 스팸함, 프로모션함으로 자동 분류되어 있지 않은지 함께 살펴봅니다.
- 첨부 파일이 비밀번호로 잠겨 있는 경우가 많으니, 사번이나 주민번호 일부 등 비밀번호 규칙을 회사 안내에 따라 입력합니다.
급여명세서에는 민감한 정보가 들어 있으므로, 다른 사람과 공유하는 메일 계정은 사용하지 않는 것이 좋습니다. 메일이 오지 않았다면 인사팀이나 급여 담당자에게 조용히 문의하는 편이 안전합니다.
인사팀·총무팀·급여 담당자에게 직접 문의하기
시스템 접근이 잘 안 되거나, 이메일로도 찾을 수 없을 때는 결국 담당자에게 직접 문의하는 방법이 가장 확실합니다. 처음 문의할 때는 아래와 같은 내용을 준비해 두면 빠르게 응답을 받을 수 있습니다.
- 이름과 소속 부서
- 확인하고 싶은 급여 지급월 또는 기간
- 사원번호(있다면)
급여명세서를 전혀 받지 못했거나, 계속해서 접근 오류가 나는 상황이라면, 단순한 시스템 문제인지, 다른 행정적인 이슈가 있는지 함께 확인해 달라고 요청하는 것이 좋습니다.
근로계약서와 취업규칙에서 확인할 수 있는 내용
근로계약서나 회사 취업규칙에는 급여 지급일, 지급 방법, 급여명세서 제공 방식 등이 명시되어 있는 경우가 많습니다. 막상 급여명세서가 어디로 오는지 모르겠다면, 예전에 서명했던 근로계약서나 인사 관련 안내문을 다시 보는 것도 도움이 됩니다.
근로기준법에 따라 사용자는 근로자에게 임금명세서를 교부해야 하므로, “우리 회사는 원래 급여명세서를 안 줘요”라는 말은 법적으로 맞지 않습니다. 다만, 어떤 방식으로 제공하는지는 회사마다 다를 수 있기 때문에, 서류나 사내 공지를 통해 방식을 먼저 확인하는 것이 좋습니다.
급여명세서에 꼭 들어가야 하는 내용과 확인 포인트
2021년 11월 19일부터는 임금명세서 교부가 법적으로 의무화되었고, 담겨야 하는 항목도 비교적 구체적으로 정해져 있습니다. 일반적으로 다음과 같은 내용이 포함됩니다.
- 임금 총액
- 기본급과 각종 수당(연장·야간·휴일근로수당, 직책수당, 성과급 등)
- 공제 항목(국민연금, 건강보험, 고용보험, 산재보험, 소득세, 지방소득세, 기타 공제 등)
- 공제 금액과 최종 실지급액
급여명세서를 받을 때는 금액만 보는 것에서 끝내지 말고, 약속된 기본급과 수당이 제대로 반영되어 있는지, 연장근로시간이 실제 근무시간과 맞는지, 공제 항목에 낯선 내역은 없는지 한 번쯤 살펴보는 것이 좋습니다.
예를 들어, 어느 달에는 잔업을 많이 했는데도 평소와 급여가 크게 다르지 않다면, 연장근로수당이 빠졌을 가능성도 있습니다. 이런 부분은 본인이 먼저 확인하지 않으면 알아차리기 어려운 경우가 많습니다.
개인정보 보호와 보관 시 주의할 점
급여명세서에는 이름, 주민등록번호 일부, 계좌 정보, 급여 내역 등 민감한 정보가 들어가기 때문에 보관에도 신경을 쓰는 편이 좋습니다.
- 공용 PC에서는 급여명세서 파일을 다운로드한 뒤 반드시 삭제하고, 브라우저 자동 로그인을 꺼두는 것이 좋습니다.
- 개인 PC나 휴대폰에 보관할 때는 폴더 잠금 기능이나 비밀번호를 활용하는 것이 안전합니다.
- 종이로 출력했다면, 외부에 그대로 방치하지 말고 서랍이나 파일철에 따로 보관하는 편이 좋습니다.
한편으로는, 주택 대출이나 각종 소득 증빙이 필요할 때 급여명세서가 꼭 필요해지는 순간이 찾아옵니다. 이때를 대비해 최소한 최근 몇 개월분 정도는 정리해 두면 조금 더 수월하게 서류를 준비할 수 있습니다.
급여명세서를 받지 못했을 때의 대처 방법
급여명세서를 지속적으로 받지 못하거나, 내용에 분명한 오류가 있는 것 같다고 느낄 때는 그냥 넘기지 않는 편이 좋습니다. 대략적인 순서는 다음과 같이 정리할 수 있습니다.
- 먼저 회사 시스템이나 이메일을 다시 한 번 확인합니다.
- 그래도 없다면 인사팀·총무팀·급여 담당자에게 임금명세서 제공 여부와 방법을 문의합니다.
- 설명받은 내용이 법적 의무와 어긋나는 것 같다면, 근로계약서와 취업규칙을 다시 확인합니다.
경험상, 단순한 실수나 시스템 오류인 경우가 많지만, 아무도 말하지 않으면 계속 방치되기도 합니다. 조심스럽게라도 질문을 던져보면, 이후에는 정기적으로 잘 전달되는 경우가 많습니다.